Group Whistleblowing Policy – Procedura di segnalazione di gruppo

1. Obiettivo

Tutte le Aziende corrono il rischio che inconsapevolmente si verifichino al proprio interno comportamenti irregolari o illegittimi.
Incoraggiando una cultura di trasparenza all'interno della nostra organizzazione riteniamo di poter prevenire efficacemente le pratiche scorrette prima che si verifichino. Conoscendo le pratiche scorrette in una fase precoce, abbiamo buone possibilità di adottare le misure necessarie per salvaguardare gli interessi di tutto il personale, proteggere la nostra organizzazione e fermare le frodi e la corruzione prima che accadano.
La presente Policy (di seguito la “Policy”) è volta a stabilire le procedure attraverso cui effettuare una segnalazione di comportamenti illeciti, commissivi o omissivi, che costituiscano, o possano costituire una violazione, o induzione a violazione di leggi e regolamenti, valori e principi sanciti nel Codice Etico di Unoenergy Saving Solutions S.p.A. e delle sue controllate.
Unoenergy Saving Solutions mira a condurre la propria attività attraverso i più alti standard di onestà e integrità.
Ogni comportamento scorretto da parte di dipendenti, funzionari o partner accreditati deve essere segnalato.

2. Segnalanti

Destinatari della presente Policy (di seguito “Segnalanti”) sono:

  1. i componenti degli organi sociali, i dipendenti di Unoenergy Saving Solutions S.p.A.;
  2. i clienti, i fornitori, i partner, i consulenti, i soci e, più in generale, gli stakeholder di Unoenergy Saving Solutions S.p.A. (di seguito i “Terzi”).

3. Cosa si intende per Whistleblowing

Segnalare un atto, generalmente illegale, che ha commesso una persona nell’ambito dell’attività lavorativa.

N.B. E’ distinto da reclami e dalle controversie di lavoro. I reclami tendono ad essere un'espressione di insoddisfazione personale (ad es. in merito ad un prodotto o un servizio ricevuto) e devono essere presentati attraverso l’apposita sezione Reclami.

4. Le segnalazioni

I Segnalanti che rilevino o vengano altrimenti a conoscenza di possibili comportamenti illeciti o irregolarità poste in essere da dipendenti, funzionari o partner accreditati di Unoenergy Saving Solutions S.p.A. nello svolgimento dell’attività lavorativa o che abbiano un impatto sulla stessa, possono segnalare senza indugio i fatti, gli eventi e le circostanze che gli stessi ritengano, in buona fede e sulla base di ragionevoli elementi di fatto, aver determinato tali violazioni. Le Segnalazioni dovranno pervenire attraverso il sito https://whistleblowing.unoenergysavingsolutions.it.

Per “Segnalazione” si intende quindi la comunicazione di possibili comportamenti illeciti, commissivi o omissivi che costituiscano o possano costituire una violazione, o induzione a violare leggi e/o regolamenti, valori e/o principi sanciti nel Codice Etico e Modello Organizzativo di Unoenergy Saving Solutions.

Una volta ricevuta la segnalazione Unoenergy Saving Solutions invierà una conferma iniziale di presa in carico della Segnalazione. Unoenergy Saving Solutions potrebbe aver bisogno di contattare i Segnalanti per richiedere di fornire quante più prove possibili per supportare la segnalazione. Unoenergy Saving Solutions analizzerà anche le segnalazioni anonime, tuttavia, potrebbe non essere sempre possibile indagare o approfondire tali segnalazioni.

La Segnalazione, anche se anonima, deve essere documentata e circostanziata, così da fornire gli elementi utili e opportuni per consentire un’appropriata attività di verifica sulla fondatezza dei fatti segnalati. E’ particolarmente importante che la stessa includa, ove tali elementi siano conosciuti dal Segnalante: nominativi e ruolo delle persone coinvolte o elementi che possano consentirne l’identificazione; una descrizione dettagliata dei fatti verificatisi e modalità con cui se ne è venuti a conoscenza; data e luogo in cui l’evento è accaduto.

Il soggetto preposto alla ricezione e all’esame della Segnalazione è il Direttore Amministrativo, presso la sede di Arma di Taggia/Sanremo (IM). Laddove Vi fosse un conflitto di interessi tra la Segnalazione e il Direttore Amministrativo, è previsto l’intervento del Dipartimento Legale, che avocherà l’indagine.

Unoenergy Saving Solutions analizzerà ogni segnalazione. A seconda della natura delle accuse, incaricheremo un soggetto preposto ad indagare sull'accusa, soggetto dotato di adeguate competenze e che non abbia avuto alcun coinvolgimento o interesse personale nella fattispecie segnalata. Le segnalazioni possono essere esaminate internamente o indirizzate all'organismo esterno appropriato per indagini come revisori esterni o Autorità Giudiziaria.

I Segnalanti hanno il diritto di sollevare dubbi su come è stata condotta l'indagine. Unoenergy Saving Solutions non potrà, però, divulgare tutti i dettagli delle attività di indagine svolte in aderenza alla normativa sulla riservatezza e sul segreto istruttorio delle indagini penali. Unoenergy Saving Solutions si impegnerà, in ogni caso, a gestire la segnalazione in modo corretto e trasparente.

5. Esito delle indagini a seguito di segnalazione

Se il risultato delle indagini si risolvesse in un caso comprovato di illecito, Unoenergy Saving Solutions agirà contro le parti interessate e informerà i Segnalanti che l'indagine è stata conclusa e l'esito dell'indagine, ove possibile.
Se l'accusa non è dimostrata dall'indagine, se il Segnalante non ha sollevato deliberatamente un'accusa che sapeva essere falsa, nessuna azione verrà intrapresa contro il Segnalante da Unoenergy Saving Solutions.
Se, tuttavia, dall'indagine emergesse che il Segnalante abbia effettuato una segnalazione in mala fede, Unoenergy Saving Solutions si riserva di intraprendere tutte le azioni ritenute opportune contro il Segnalante.

6. Riservatezza e divieto di ritorsione

Unoenergy Saving Solutions garantisce la riservatezza della Segnalazione e dei dati ivi contenuti, nonché l’anonimato del Segnalante o di chiunque l’abbia inviata, anche nell’ipotesi in cui la stessa dovesse successivamente rivelarsi errata o infondata. Non sarà tollerato alcun genere di minaccia, ritorsione, sanzione o discriminazione nei confronti del Segnalante e del Segnalato, o di chi abbia collaborato alle attività di riscontro riguardo alla fondatezza della Segnalazione.

7. Trattamento dei dati personali

Come richiesto dal Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati Personali dell'Unione Europea (GDPR 2016/679, Articolo 13), prima di procedere al trattamento, chi effettua una segnalazione nella Piattaforma Unoenergy Saving Solutions Whistleblowing (il Segnalante) è informato che i dati personali conferiti sono oggetto di trattamento da parte della Società, sia in formato cartaceo che elettronico, per le finalità di seguito indicate. A tal fine al Segnalante è sottoposta l’Informativa Privacy predisposta da Unoenergy Saving Solutions S.p.A..

Titolare del trattamento - Il Titolare del trattamento dei dati personali è Unoenergy Saving Solutions S.p.A. (di seguito anche “Unoenergy Saving Solutions” o “Società”) con sede legale in Via Caldera, 21 - 20153 - Milano (MI).

La Società ha identificato un Responsabile della Protezione dei Dati ai sensi degli articoli 37 e seguenti del Regolamento, che si individua nella società ADEMPIA SRL, P.IVA. 09045390961 , con sede in Milano, Via Caldera 21. Tale soggetto potrà essere contattato per chiarimenti e questioni inerenti il trattamento dei dati personali ai seguenti recapiti : ADEMPIA SRL, via Periane 21, email: privacy@unoenergy.it, tel. 0184.46421.

Per ulteriori informazioni relative ai diritti dell’Interessato, si prega di considerare il Paragrafo denominato “Diritti degli interessati” della presente informativa.

Informazioni sul trattamento - I dati personali oggetto di trattamento sono raccolti direttamente da parte di Unoenergy Saving Solutions e da soggetti da questa espressamente autorizzati ( Direzione Amministrativa o Sezione Legale).

Finalità del trattamento e base giuridica del trattamento - I dati personali forniti dal Segnalante verranno trattati dal Titolare del trattamento in conformità alle disposizioni del GDPR. Pertanto, la Società si impegna a trattare i dati personali secondo i principi di correttezza, liceità e trasparenza, nel rispetto delle finalità di seguito indicate, nonché a raccoglierli nella misura necessaria ed esatta per il trattamento e a consentirne l’utilizzo solo da parte di personale allo scopo autorizzato.

La base giuridica del trattamento si identifica nella ricezione e gestione della segnalazione whistleblowing e negli obblighi connessi e/o dalla medesima direttamente e/o indirettamente derivanti.

1) Scopo principale: finalità strettamente connesse alla gestione della segnalazione: i dati forniti saranno utilizzati al fine della gestione e relativa indagine in merito alla segnalazione.

Natura del trattamento - In relazione alle finalità di cui al punto 1) il conferimento dei dati personali è facoltativo, analizzeremo, infatti, anche le segnalazioni anonime, tuttavia, potrebbe non essere sempre possibile indagare o approfondire tali segnalazioni.

Dati personali trattati - I dati personali del Segnalante, che potranno essere trattati per le finalità sopra indicate, sono (i) quelli forniti volontariamente dal Segnalante al momento dell’invio della segnalazione tramite il Portale Unoenergy Saving Solutions Whisteblowing e/o nell’ambito dei contatti successivi e (ii) quelli comunque trattati da Unoenergy Saving Solutions per dar corso alle finalità di cui al punto 1) e agli obblighi di legge ad esso relative.

Modalità di trattamento e conservazione dei dati - Il trattamento dei dati personali del Segnalante avviene con strumenti idonei a garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati con l’ausilio di strumenti informatici/telematici e/o cartacei e, se necessario, con procedure manuali nel rispetto di quanto previsto dalla vigente normativa.

La gestione e la conservazione dei dati personali avverrà presso archivi o su server ubicati all’interno dell’Unione Europea del Titolare e/o di società terze nominate Responsabili Esterni del trattamento e, comunque, attualmente situati in Italia.

In relazione alle diverse finalità per i quali sono stati raccolti, i dati personali saranno conservati per il tempo strettamente necessario al conseguimento delle stesse e, comunque, in conformità alle disposizioni normative vigenti in materia e, in ogni caso, con l’adozione delle precauzioni e cautele atte ad evitare l’uso improprio o l’indebita diffusione dei dati stessi.

Destinatari e Responsabili del trattamento - I dati raccolti non saranno in alcun modo diffusi, ma saranno trattati nei limiti e per le finalità di cui sopra dai dipendenti della Società, sulla base di adeguate istruzioni operative.

Tuttavia, Unoenergy Saving Solutions precisa che i dati potranno essere comunicati a:

  1. soggetti, pubblici e privati, che possono accedere ai dati in forza di disposizione di legge, di regolamento o di normativa comunitaria, nei limiti previsti da tali norme (quali, ad esempio, istituti ed enti previdenziali e assistenziali, associazioni di enti locali, amministrazioni ed enti pubblici, associazioni, fondazioni, enti od organismi di tipo associativo e/o assicurativo);
  2. consulenti, nei limiti necessari allo svolgimento del proprio incarico professionale, previa lettera di incarico che imponga il dovere di riservatezza e sicurezza;
  3. società (che forniscono servizi informatici ausiliari) non integrabili nell’organigramma aziendale del Titolare in qualità di Responsabili Esterni, e dunque, considerabili Autonomi Titolari, previa sottoscrizione di opportune clausole contrattuali che impongano il dovere di riservatezza e sicurezza.
  4. società del Gruppo Unoenergy, laddove sia necessario alla gestione della segnalazione ed allo svolgimento delle indagini.
    L’elenco aggiornato dei responsabili e delle persone autorizzate al trattamento dei dati è custodito presso la sede del Titolare del trattamento e si trova a disposizione dell’Interessato, previa richiesta da effettuare tramite e-mail all’indirizzo privacy@unoenergy.it
  5. Autorità Giudiziaria per le indagini che dovessero derivare dalla segnalazione. In questo caso potrebbe essere individuata l’identità del Segnalante dall’Autorità Giudiziaria, anche a fronte di segnalazione anonima, ma rintracciabile attraverso protocolli informatici.

Trasferimento dei dati all’estero - La gestione e la conservazione dei dati personali avverrà su server del Titolare e/o di società terze incaricate e debitamente nominate quali Responsabili Esterni del trattamento ubicati all’interno dell’Unione Europea. Il Titolare si riserva, tuttavia, di trasferire i dati personali verso un Paese Terzo sulla base delle decisioni di adeguatezza della Commissione Europea, ovvero sulla base delle adeguate garanzie previste dalla vigente normativa.

Diritti degli Interessati - In qualità di Interessati, i soggetti cui si riferiscono i dati possono esercitare, in qualunque momento, i diritti previsti agli artt.15, 16, 17, 18, 20 e 21 del GDPR che conferiscono, in particolare, la facoltà di:

  1. ottenere dal Titolare la conferma dell’esistenza di propri dati personali, ed in tal caso l’accesso agli stessi ed alle informazioni quali: (i) le finalità del trattamento; (ii) le categorie di dati personali in questione; (iii) i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se si tratta di destinatari situati in Paesi Terzi o Organizzazioni Internazionali; (iv) quando possibile, il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo;
  2. ottenere dal Titolare del trattamento la rettifica, ai sensi dell’Articolo 16, dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo; tenuto conto delle finalità del trattamento, l'Interessato ha il diritto di ottenere l'integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa;
  3. ottenere dal Titolare del trattamento la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo ed il Titolare del trattamento ha l'obbligo di cancellare senza ingiustificato ritardo i dati personali, se sussiste uno dei motivi indicati dal comma 1 dell’Articolo 17, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge;
  4. ottenere dal Titolare del trattamento la limitazione del trattamento quando ricorre una delle ipotesi disciplinate dall’Articolo 18 comma 1;
  5. ottenere dal Titolare del trattamento la portabilità dei dati, ai sensi dell’Articolo 20, ossia di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da un dispositivo automatico, i dati personali che lo riguardano forniti a un Titolare del trattamento e ha il diritto di trasmettere tali dati ad un altro Titolare del trattamento senza impedimenti da parte del primo Titolare cui li ha forniti, qualora ricorrano le condizioni indicate dall’Articolo 20 comma 1; inoltre, l’Interessato ha diritto ad ottenere la trasmissione diretta da un Titolare del trattamento all’altro, qualora tecnicamente fattibile;
  6. opporsi, in tutto o in parte, ai sensi dell’art. 21: per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano ancorché pertinenti allo scopo della raccolta.

Ai fini dell’esercizio di tali diritti, il Segnalante potrà trasmette le proprie richieste a privacy@unoenergy.it

Si segnala, inoltre, che l’Interessato ha il diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basato sul consenso prestato prima della revoca, ferme restando le conseguenze sovra indicate in merito ad un eventuale rifiuto a fornire tali dati personali. L’Interessato ha altresì il diritto di proporre un reclamo ad un’Autorità di Controllo.

Unoenergy Saving Solutions si impegna a rispondere alle richieste dell’Interessato entro il termine di un mese, salvo caso di particolare complessità, per cui potrebbe impiegare al massimo tre mesi. In ogni caso, il Titolare del trattamento provvederà a dare evidenza all’Interessato del motivo dell’attesa entro un mese dalla richiesta.

L’esito della richiesta sarà fornito per iscritto o su formato elettronico. Nel caso di richiesta di rettifica, cancellazione nonché limitazione del trattamento, il Titolare del trattamento si impegna a comunicare gli esiti delle richieste ricevute da parte dell’Interessato a ciascuno dei destinatari dei suoi dati, salvo che ciò risulti impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato.

Unoenergy Saving Solutions specifica che potrà essere richiesto al Segnalante un eventuale contributo qualora le domande risultino manifestamente infondate, eccessive o ripetitive; a tal proposito il Titolare del Trattamento si doterà di un registro per tracciare le richieste di intervento.